Möte ·
Taktiska arbetsgruppen – utmaningar, risker och att göra
Gruppen gick igenom utmaningarna och riskerna och fördelade sex uppgifter. Två saker i tidigare underlag rättades.
Verksamhetsspåret
Utmaningar
Första versionen och kopplingen till intranätet
Planen är att startsidans första version, 1.0, är klar till årsskiftet, medan intranätet enligt plan lanseras i maj. Hur får vi det att hänga ihop? Vi behöver en plan.
En tanke var att fokusera på chefen och under tiden komma igång med testgrupper med chefer. Viktigast är att startsidan och intranätet inte uppfattas som olika saker när de väl lanseras.
Öppen fråga: Hur hänger version 1.0 ihop med intranätet? →Chefsportalen
Chefsportalen behöver vi börja definiera – i dag är det oklart vad den ska innehålla. Kommunstyrelsen har tydligt beslutat att den ska genomföras i arbetet, men inte i detalj vad den ska innehålla.
Det finns sedan tidigare ett utvecklat dialogstöd för chef, som definitivt ska in i startsidan – men vad mer?
Öppen fråga: Vad ska chefsportalen innehålla? →Kommunikationsplan
En kommunikationsplan är mycket viktig, eftersom vi testar nya sätt och nya vägar i det här arbetet. Det ökar risken för frågor som ”varför får det här projektet göra på andra sätt än vi?”.
Olika insatser kommer att behövas i olika verksamheter.
Öppen fråga: Hur ser kommunikationsplanen ut? →
Övriga risker
- Startsidan blir ett verktyg för administratörer snarare än för medarbetare och chefer.
- Kapaciteten – hur ska alla inblandade hinna med?Lyfts till styrgruppen.
Att göra från mötet 6
Uppgifterna står i projektets att göra-lista, tillsammans med det som andra möten gav. Läget skrivs om där.
Skapa en projektöversikt med deltagare med meraAnsvarig: MariaKlart
Deltagarna i styrgruppen, den taktiska arbetsgruppen och utvecklingsteamet finns på en dold sida, /organisation, bakom åtkomstkoden och utanför menyn. Kvar: gruppernas roller, projektdirektivet och andra styrande dokument, och beslutet om sidan ska bli publik. Hör ihop med punkten Projektet i sin helhet i planen.
Skapa en teknisk tidslinje för start.sundsvall.dev där alla ändringar på sidan loggas, till exempel ”sidan X har uppdaterats med Y”Ansvarig: JariAtt göra
Skapa en integration med teamschatten, så att en notis skickas när något ändras på start.sundsvall.devAnsvarig: JariKlart
Notiserna är byggda och provade mot gruppchatten via ett flöde i Power Automate, men avstängda tills utvecklingsfasen lugnat sig. Kvar: slå på dem i Dokploy, och skicka statusrapporterna.
Boka en workshop med HR tillsammans med Elin Mellqvist om chefens interaktioner och behov. Den ska leda till en att göra-lista för startsidan: vad som ska utvecklas, integreras och länkasAnsvarig: MariaKlart
Kontakta Kicki, kommunikationsdirektör, för att säkra stöd till kommunikationsplanenAnsvarig: MariaKlart
Se över integrationen mot Microsoft: hitta ett sätt att koppla ihop användningen av Teams med startsidan, till exempel kalendernAnsvarig: JariPågår
Ingen ansvarig utsågs på mötet.
Rättelser av tidigare underlag
- Antalet deltagare på workshopen 8 oktober ska vara 14, inte 20. 20 är antalet röstkoder.Projektets sidor anger inget antal deltagare; prickröstningen räknar de tolv som röstade.
- Mötet om kompetensmodulen 4 november hålls med HR och IT, inte med förvaltningarna.Rättat i det som kommer på tidslinjen och på Funktioner.
Öppna punkter och parkerat
- Underlaget hade tomma punkter under både Utmaningar och Att göra. De fylls på vid behov.