Workshop 8 oktober 2026 · uppstart av Min startsida
Startsidans önskebild – och det som kan stoppa den
Två pass vid tavlan. Först: vad ska en framtida startsida göra för mig? Sedan: vad kan hindra oss från att lyckas? Här är varje lapp, sorterad, och vad tavlan säger när man läser den som helhet.
önskemål
93önskemål
risker
53risker
kluster
8kluster
riskområden
6riskområden
Vad behöver jag agera på?
Jag behövde aldrig öppna startsidan, jag fick en action via notis
Information overload
Jag fick inget halleluja-moment!
01Önskebilden
Vad ska startsidan göra för mig?
Första passet. 93 lappar på fem delar av tavlan, sorterade i åtta kluster. Rollen överst på lappen – Hassan, Hillevi, Chef – säger vems behov det är.
Fem budskapsammanställningens läsning av tavlan
1Ett att-göra-flöde, inte en portalFlest lappar handlar om ”vad behöver jag göra idag”, prioriterade uppgifter och topp 5. Flera vill helst slippa startsidan helt och få en notis med en färdig åtgärd.
2AI som assistent, inte dekorationHitta X, göra Y, förbereda möten, flera uppgifter med ett kommando via chatt eller röst. Grundhållningen är så lite interaktion som möjligt – automatisera det som går.
3Chefen och medarbetaren behöver olika sakerChefen vill se personal, ärenden och verksamhetsplan samlat. Medarbetaren vill se schema, bemanning, rutiner och dagens uppgifter. Startsidan behöver styras av rollen.
4Att hitta ska inte kräva att letaSök, tydlig uppdelning, snabblänkar till system som inte kan lyftas in, dokument och rutiner ett klick bort – och möjlighet att välja bort det man inte behöver.
5Tillit och drift är grundenTillförlitligt, driftmeddelanden, autoinloggning och support återkommer som förutsättningar för allt annat.
Ur samtaletsamma önskan, med deltagarnas ord
Dagens uppgifter
”Vad ska jag göra idag? Jag har för mig att jag har hört. Det är något jag ska göra. Jag vet inte riktigt var det är. Det är i någon av våra kanaler.”
Ur samtalet · 40:00–45:00 i inspelningen
Startsidan kommer till mig
”Jag behövde aldrig öppna startsidan. Jag fick det jag behövde redan via notisen. Och kunde direkt få agera på den.”
Ur samtalet · 50:00–55:00 i inspelningen
Hjälp på riktigt
”Få mig hjälp att lösa den, på en gång. Inte skicka vidare någonstans, ingen länk någonstans. Här har du var det står.”
Ur samtalet · 50:00–55:00 i inspelningen
Automatisering kräver tillit
”Om saker blir automatiserade och så, så måste man ju verkligen känna att … du kan lita på det.”
Ur samtalet · 45:00–50:00 i inspelningen
Citaten är ur maskintranskriberingen av workshopen, inte verifierad mot ljudet. … är utelämnad text och [ ] ett rättat transkriberingsfel eller ett ord som behövs för sammanhanget. Ingen talare namnges. Hela samtalsrapporten →
HassanMedarbetare i verksamheten – schema, bemanning, rutiner, genomförandeplaner, kollegor.
HilleviChef – sjukfrånvaro och vikarier, dokument, ekonomi i Raindance och Qlik, medarbetarflaggor.
ChefBehöver en samlad bild: personalärenden, verksamhetsplan, utvecklingsprojekt, det som ska åtgärdas.
Medarbetare · Jag · BådaSnabbåtgärder, varningar från andra system, välja innehåll själv, autoinloggning.
Åtta klusterstörst först
16
lappar · 17 %
Chefens överblick: personal, ärenden och verksamhet
Chefen vill ha en samlad bild av personalärenden, on- och offboarding, kompetenser och visstidsanställda – och verksamhetsplanen och utvecklingsprojekten i vardagen.
Verksamhetsmål
Vara en del i att uppnå helheten
Chef
Pågående utvecklingsprojekt / uppdrag / förbättringar
Chef
Min verksamhetsplan i vardagen. Är det här i rätt riktning?
Chef
Få koll på mina ärenden
Chef
Samlad bild över det som behöver åtgärdas
Chef
Få koll på mina personalärenden
Nya personalärenden: rehab, tillbud, misskötsamhet, bevilja, avslå
Schema, frånvaro, attest
Samlad bild för dialog
Kompetenser, utbildningar
Boarding: anställa, avsluta, andra
Min personal
Visstidsanställda
Hillevi
Petra slutar, vad göra? Stina börjar, vad göra?
rättad text
Stöd i pre-, on- och offboarding
Mina ärenden (personalärenden, avvikelser m.m.)
13
lappar · 14 %
Dagens uppgifter och vad jag ska agera på
Kärnan i önskebilden. Startsidan ska svara på ”vad behöver jag göra idag?” med en prioriterad lista, en checklista eller dagens topp 5 – inte en samling länkar.
Hålla koll på mig och mitt arbete
Vad ska jag göra idag. Jag har för mig att det var nåt…
Hassan
Påminnelse / uppgifter
Mina uppgifter (att göra idag) (ex: kontera faktura x)
Vad behöver jag agera på?
Uppgifter som behöver hanteras i prio
Dagen i korthet
Kalender struket: med AI-stöd
rättad text
Chef
Behöver veta: vad behöver jag göra?
Topp 5 veckan / Topp 5 för dagen
Kalender
+ andra fotoserien
Mina todos för dagen och veckan
Checklista: ”Det här ska du göra idag”
13
lappar · 14 %
Personlig AI-assistent och automation
En AI som känner mig, mitt schema och mina ärenden, som hittar information, förbereder möten och gör saker på ett kommando. Grundhållningen: automatisera allt som går och visa bara det som kräver ett mänskligt beslut.
AI-stöd
En startsida där jag inte söker eller letar efter något. Jag kan skriva eller prata
En personlig AI, med koll på mig
Generellt
Så lite som möjligt! Bara det som ännu inte är automatiserat / inte är möjligt att automatisera
Ska oftast inte behöva någon interaktion/beslut. Automatisk notis om utv.samtal osv
Feedback på helautomatiserade uppgifter (attest, sjukfrånvaro)
Hjälp med att lösa mitt problem
Gränssnitt för att hantera flera uppgifter med ett kommando (chatt/röst)
Arbetsdagens möten – AI-prepp inför
AI-assistent för att hitta info, göra en del
AI-assistent för att: Hitta X, Göra Y
Hillevi
Analyshjälp till ekonomin i Raindance / Qlik Sense
Jag
Sök / AI
13
lappar · 14 %
Hitta dokument, rutiner och regler
En bra sökfunktion och tydlig uppdelning där var sak har sin plats. Dokument, rutiner, protokoll, regler och policy ska gå att hitta direkt, utan att leta.
Protokoll
Lätt att hitta
Hillevi
Var är det där dokumentet? → hittar det snabbt i det enkla systemet för dokument
Hassan
Var är rutinerna? → enkel länk i startsidan
Hassan
Filer / info som måste läsas
Hur ska jag göra? I vår verksamhet
Hassan
Rutiner, verktyg
Verktyg
+ andra fotoserien
En bra sökfunktion, enkelt att hitta
Tydlig uppdelning, där var sak har sin plats
Översiktlighet
Regler + policy som gäller mig
Dokumenthantering
12
lappar · 13 %
Genvägar, snabbåtgärder och grundläggande tillit
Snabbåtgärder direkt från startsidan, genvägar till system som inte kan lyftas in, mötesrumskarta, autoinloggning, driftmeddelanden, en startsida jag själv väljer innehåll i – och framför allt: tillförlitlig.
Medarbetare
Snabbåtgärder direkt från startsidan – typ skapa avvikelserapport utan att behöva navigera till systemet
Mötesrumskarta där jag visuellt kan se vilka rum som är lediga och när, och var rummet ligger
9
lappar · 10 %
Notiser, påminnelser och varningar
Startsidan ska komma till mig: tidsstyrda påminnelser, varningar från andra system, chatten och highlights från verksamheten i en tidslinje.
Notiser
Chef + med
Tidsberoende uppgifter, t.ex. vid utvecklingssamtalstid – så visas sån relevant info
Min tidslinje – all data som relaterar till mig i en tidslinje, t.ex. öppna … i mail
Jag behövde aldrig öppna startsidan, jag fick en action via notis
”Mail?” Dialog/chat ”kom ihåg”
”Ping” highlights från verksamhet
Hålla koll på chatten
Chef/medarbetare
Varningar/uppmaningar från andra system – typ ”nu måste du ta ut dina semesterdagar”
Påminnelser om t.ex.: söka semesterväxling, ta ut nationaldagen
9
lappar · 10 %
Schema, bemanning och vardagen i verksamheten
Hassans vardag: vem ersätter Kalle som är sjuk, snabb väg till timvikarier, dagens bemanning, behandlings- och genomförandeplaner och medarbetarflaggor i schemat.
Hassan
Dagens uppgifter från typ ett schema
Hassan
Ser schemat och vem som ersätter Kalle som är sjuk
Hillevi
Kalle är sjuk, vad gör jag? → snabblänk till söka timvikarie
Hassan
Uppdaterade genomförandeplaner och händelser
Hillevi
Medarbetarflagg (schema etc)
Hassan
Vad behöver jag veta/göra? Behandlingsplaner
Schemaändringar? Dagens bemanning!
Patientinfo, verksamhetsstöd
Mitt schema
8
lappar · 9 %
Nyheter, kommunikation och kontakt
Viktig information från arbetsgivaren, dialog med kollegor, pepp från chefen, kontaktvägar och support.
Nyheter
Nyheter
Support och hjälp
Hassan
Samarbete / dialog med kollegor / pepp från chef (kultur)
Kontaktvägar och hjälp att koordinera uppgifter
Kommunicerad information
Viktig information / nyheter
Arbetsgivare
Nå ut med information till anställda
02Riskerna
Vad kan hindra oss från att lyckas?
Andra passet. 53 lappar på en tavla uppdelad i Specifikt och Allmänt – grundfunktion. En lapp pekade gruppen själv ut som störst risk.
Störst risk
Verksamheterna + stödfunktionerna hann inte med att kravställa i utvecklingstakten
Störst risk enligt gruppen
Verksamheterna och stödfunktionerna hinner inte kravställa i utvecklingstakten.
”Den som jag ser störst risk på, det är att verksamheterna och stödfunktionerna … vi hann inte med att kravställa och vara med i den utvecklingstakten som är. Så nu går det så fort.”
Det är inte tekniken gruppen var mest orolig för, utan takten. Samma mönster syns på fler lappar: ”vi hinner inte utreda arbetssätt i takt”, ”jag har inte tid”, ”vi har inte tänkt på medarbetaren / chefen”.
Två budskap tillsammanställningens läsning av tavlan
2Kommunikation är det vanligaste tematHela Allmänt-tavlan handlar om bristande kommunikation, saknade ambassadörer och uteblivet halleluja-moment. Lanseringen riskerar att passera obemärkt.
3Förändringsledning kring AI och dataRädsla och obehag inför personlig AI och behandlingen av ”min” data gör att potentialen inte används. Det behöver mötas aktivt, inte antas lösa sig.
Förankring längs vägen
”Det är en sak att vi lyckas på slutet … Men ännu bättre om vi längs vägen kan ha en trygg organisation som vet att det här kommer bli bra.”
Ur samtalet · 70:00–75:00 i inspelningen
Leverans
”Färre m[e]n värre. Vi kanske ska ha några riktigt bra, det gillar jag.”
Relevans, informationsöverflöd och personanpassning
Önskebildens spegelbild. Visar startsidan allt vi kan men inte det som rör mig blir den rörig och irrelevant. Vem bestämmer vad som visas?
För mycket av det som inte rör mig (personalisering)
Rör bara ”kontorsfolk”
rättad text
Inte anpassat till mig …
Den upplevs som rörig eller svår att visuellt ta till sig
Det skapade inte värde för chef/mb – ex: för generellt, stödjer inte min verksamhet, för stort
För många klick eller krångligt att hitta
Överflöd av info
Information overload
För mycket info
Svåröversiktligt, för mycket info (vem bestämmer vad som ska visas?)
För mycket på startsidan känns inte överskådligt. Allt vi kan men inte relevant!
Den är inte personanpassad (drag and drop)
Känslan av att det inte rör mig… Irrelevans
12
lappar · 23 %
Teknik, integrationer och tillförlitlighet
Buggar, dålig prestanda för 6 000 medarbetare, integrationer som inte lyckas, leverantörer som låser fast oss och system som inte uppfyller lagkrav. Otillförlitliga notiser gör att man slutar lita på startsidan.
Informationen är inte trovärdig, buggar i processer (sammanhållet / personaliserat)
Vart bor startsidan? Om som idag – se till att den funkar i alla webbläsare
Genomtänkt teknisk grund för att skala upp för nya / många behov
Segt, långsamt, inte tillräcklig kapacitet för 6 000 medarbetare
Dålig kvalitet
”Det går inte att göra X” – externt system ej tillgängligt, saknar delfunktionalitet
Andra system uppfyller inte lagkrav = vi får inte komma åt …
Kan inte hämta så mycket som vi skulle vilja från verksamhetssystem …
Integrationerna lyckas inte. Leverantörerna låser fast oss
Jag litar inte på notiser etc. pga dålig tillförlitlighet
Jobbigt att logga in / ut
KAN INTE LOGGA IN
+ andra fotoserien
11
lappar · 21 %
Kommunikation, delaktighet och förankring
Lansering utan kommunikation, utan ambassadörer och utan delaktighet ger inget halleluja-moment. Verksamheterna hinner inte kravställa, och tekniken lyckas inte förmedla vad som är möjligt.
VARFÖR?
Vi har inte tänkt på medarbetaren / chefen
Störst risk
Verksamheterna + stödfunktionerna hann inte med att kravställa i utvecklingstakten
Saknas ambassadörer
Ingen kommunikation
Dålig kommunikation om lansering
Bristande kommunikation
Jag fick inget halleluja-moment!
Delaktighet saknades
Kommunikationen kom inte fram
Teknik lyckas inte förmedla vad som är möjligt till ”kravställare”
9
lappar · 17 %
Kultur, arbetssätt och ledning
Startsidan kräver att verksamheten ställer om. Arvet – digitalt och kulturellt – svag chefsstyrning och ”jag har inte tid” gör att man fortsätter som förut. Rädslan för personlig AI behöver förändringsledning.
Vi hinner inte med att utreda / utveckla arbetssätt i takt – ”det vore så bra om vi kunde”
Användarna upplever rädsla/obehag inför personlig AI och behandling av ”min” data, så de använder inte dess fulla potential (förändringsledning)
Kultur och arbetssätt förändras inte (vi gör som vi alltid gjort)
Jag har inte ”tid”
Arvet motarbetade oss, både digitalt + kultur
Dålig chefsstyrning
Inte implementerat på ett bra sätt
Verksamheten inte ställt om arbetssätt
Man använder inte digitala enheter så ofta
rättad text
5
lappar · 9 %
Helhet och sammanhang med övriga system
Startsidan blir en extra grej vid sidan av intranätet, gamla gränssnitt lever kvar och man måste ändå gå till andra system. Då hörs den inte i det dagliga arbetet.
Gamla gränssnitt avvecklades inte
Det känns inte som att det hänger ihop med intranätet
Blev en extra grej / system
Startsidan hörs inte i dagliga arbetet
Jag får ändå gå till olika system & tjänster för att hitta. Det håller inte ihop
3
lappar · 6 %
Leverans, omfattning och tid
Att lansera något halvdant, att dra ut på tiden eller att förväntningarna är större än det som levereras. Gruppens eget motdrag: ”färre men värre”.
Vi lanserar nåt halvdant, kanske satsa på ”färre men värre”
Drar ut på tiden?
Intranät · dokumenthantering · pre-/on-/offboarding · … Förväntansbilden är stor ♥
03Spegeln
Varje önskan har sin risk
Läser man passen bredvid varandra är många risker samma sak som en önskan – fast när den går fel. Det gör riskerna användbara: de säger vad önskan kräver för att hålla.
Önskan · Dagens uppgifter
Bara det som rör mig, i prio
”Vad behöver jag agera på?”
”Topp 5 veckan / Topp 5 för dagen”
↓men om→
Risk · Relevans
Allt vi kan, men inte det som rör mig
”Information overload”
”Allt vi kan men inte relevant!”
Önskan · AI och automation
En personlig AI med koll på mig
”En personlig AI, med koll på mig”
↓men om→
Risk · Kultur och arbetssätt
Rädsla för personlig AI och för ”min” data
”… så de använder inte dess fulla potential (förändringsledning)”
Önskan · Notiser
Startsidan kommer till mig
”Jag behövde aldrig öppna startsidan, jag fick en action via notis”
↓men om→
Risk · Teknik och tillit
Notiser man inte litar på
”Jag litar inte på notiser etc. pga dålig tillförlitlighet”
Önskan · Chefens överblick
Olika för chef och medarbetare
”Samlad bild över det som behöver åtgärdas”
”Mitt schema”
↓men om→
Risk · Relevans
För generellt – inte anpassat till mig
”Vi har inte tänkt på medarbetaren / chefen”
”Den är inte personanpassad”
Önskan · Hitta
Hitta utan att leta
”Tydlig uppdelning, där var sak har sin plats”
↓men om→
Risk · Helheten
Måste ändå gå till andra system
”Jag får ändå gå till olika system & tjänster för att hitta. Det håller inte ihop”
Önskan · Genvägar och tillit
Tillförlitligt
”Tillförlitligt”
”Autoinloggning på kommunens datorer”
↓men om→
Risk · Teknik och tillit
Buggar, låsning och jobbig inloggning
”Integrationerna lyckas inte. Leverantörerna låser fast oss”
”Jobbigt att logga in / ut”
Det som saknar spegelbildKommunikation, förankring och takt finns bara på risksidan. Ingen önskade sig dem – men utan dem når ingen önskan fram.
Personalisering
”Det blir ju ett informationsöverflöd … om vi tycker att allting är viktigt för alla. För så är det ju inte.”
Ur samtalet · 0:00–5:00 i inspelningen
04Alla lappar
Varje lapp, efter ämne
Alla lappar i 40 ämnen, utlästa ur vad som står på dem och samlade under sitt kluster eller riskområde. Tavlorna lästes från två fotoserier; den andra gav 3 lappar som saknades och 4 texter som först lästes fel eller bara delvis. De är märkta. Färgerna är lapparnas egna och betyder ingenting i sig.
Visar 93 av 93 lappar
Roll på lappen
Chefens överblick: personal, ärenden och verksamhet16 lappar · 5 ämnen
Personalärenden4
Rehab, tillbud, frånvaro, attest – nya ärenden att bevilja eller avslå.
Chef
Få koll på mina personalärenden
Nya personalärenden: rehab, tillbud, misskötsamhet, bevilja, avslå
Schema, frånvaro, attest
Mina ärenden (personalärenden, avvikelser m.m.)
Chefens samlade bild3
Allt som behöver åtgärdas, på ett ställe och som underlag för dialog.
Chef
Få koll på mina ärenden
Chef
Samlad bild över det som behöver åtgärdas
Samlad bild för dialog
Min personal3
Vilka jag har, deras kompetenser och vilka som är visstidsanställda.
Kompetenser, utbildningar
Min personal
Visstidsanställda
Någon börjar, någon slutar3
Stöd i pre-, on- och offboarding.
Boarding: anställa, avsluta, andra
Hillevi
Petra slutar, vad göra? Stina börjar, vad göra?
rättad text
Stöd i pre-, on- och offboarding
Verksamhetsplan och utveckling3
Riktningen i vardagen och de projekt som pågår.
Verksamhetsmål
Vara en del i att uppnå helheten
Chef
Pågående utvecklingsprojekt / uppdrag / förbättringar
Chef
Min verksamhetsplan i vardagen. Är det här i rätt riktning?
Dagens uppgifter och vad jag ska agera på13 lappar · 3 ämnen
Vad ska jag göra idag?8
Mina uppgifter, todos och checklistan för dagen.
Hålla koll på mig och mitt arbete
Vad ska jag göra idag. Jag har för mig att det var nåt…
Hassan
Påminnelse / uppgifter
Mina uppgifter (att göra idag) (ex: kontera faktura x)
Vad behöver jag agera på?
Chef
Behöver veta: vad behöver jag göra?
Mina todos för dagen och veckan
Checklista: ”Det här ska du göra idag”
Prioritet och topp 53
Det viktigaste först, och dagen i korthet.
Uppgifter som behöver hanteras i prio
Dagen i korthet
Topp 5 veckan / Topp 5 för dagen
Kalendern2
Kalendern på startsidan. AI-stödet ströks på en av lapparna.
Kalender struket: med AI-stöd
rättad text
Kalender
+ andra fotoserien
Personlig AI-assistent och automation13 lappar · 4 ämnen
En AI-assistent som hittar och gör6
Hitta X, göra Y, lösa mitt problem – en AI med koll på mig.
AI-stöd
En personlig AI, med koll på mig
Hjälp med att lösa mitt problem
AI-assistent för att hitta info, göra en del
AI-assistent för att: Hitta X, Göra Y
Jag
Sök / AI
Automatisera bort det som går3
Så lite interaktion som möjligt, och besked när något skötts automatiskt.
Generellt
Så lite som möjligt! Bara det som ännu inte är automatiserat / inte är möjligt att automatisera
Ska oftast inte behöva någon interaktion/beslut. Automatisk notis om utv.samtal osv
Feedback på helautomatiserade uppgifter (attest, sjukfrånvaro)
Skriva eller prata2
Ett kommando, i chatt eller med rösten, i stället för att leta.
En startsida där jag inte söker eller letar efter något. Jag kan skriva eller prata
Gränssnitt för att hantera flera uppgifter med ett kommando (chatt/röst)
AI inför möten och i ekonomin2
Förberedelse inför dagens möten och analyshjälp i ekonomisystemen.
Arbetsdagens möten – AI-prepp inför
Hillevi
Analyshjälp till ekonomin i Raindance / Qlik Sense
Hitta dokument, rutiner och regler13 lappar · 3 ämnen
Rutiner, regler och verktyg5
Hur gör vi i vår verksamhet – rutiner, policy och verktyg ett klick bort.
Hassan
Var är rutinerna? → enkel länk i startsidan
Hur ska jag göra? I vår verksamhet
Hassan
Rutiner, verktyg
Verktyg
+ andra fotoserien
Regler + policy som gäller mig
Sök och tydlig struktur4
En bra sökfunktion och en uppdelning där var sak har sin plats.
Lätt att hitta
En bra sökfunktion, enkelt att hitta
Tydlig uppdelning, där var sak har sin plats
Översiktlighet
Dokument och protokoll4
Hitta dokumentet snabbt, och det som måste läsas.
Protokoll
Hillevi
Var är det där dokumentet? → hittar det snabbt i det enkla systemet för dokument
Hassan
Filer / info som måste läsas
Dokumenthantering
Genvägar, snabbåtgärder och grundläggande tillit12 lappar · 5 ämnen
Genvägar till andra system4
Länkar dit som inte kan lyftas in – och en mötesrumskarta.
Mötesrumskarta där jag visuellt kan se vilka rum som är lediga och när, och var rummet ligger
Snabbåtgärder2
Göra saken direkt från startsidan: avvikelse, felanmälan.
Medarbetare
Snabbåtgärder direkt från startsidan – typ skapa avvikelserapport utan att behöva navigera till systemet
Lättillgänglig felanmälan
Inloggning och enheter2
Autoinloggning, och vilken mobil startsidan ska fungera på.
Båda
Autoinloggning på kommunens datorer
Är Hassans mobil… jobbmobil? delad/egen? privat?
Tillförlitlighet och drift2
Den måste fungera, och säga till när något inte gör det.
Tillförlitligt
Driftmeddelanden
Min startsida, mina val2
Välja till och bort, och få hjälp att ställa in sidan.
Hjälp att konfigurera min startsida
Jag
Kunna välja bort/till nyheter, verktyg el.
Notiser, påminnelser och varningar9 lappar · 2 ämnen
Notiser, tidslinje och chatt6
Startsidan kommer till mig – ibland behöver jag aldrig öppna den.
Notiser
Min tidslinje – all data som relaterar till mig i en tidslinje, t.ex. öppna … i mail
Jag behövde aldrig öppna startsidan, jag fick en action via notis
”Mail?” Dialog/chat ”kom ihåg”
”Ping” highlights från verksamhet
Hålla koll på chatten
Påminnelser i rätt tid3
Tidsstyrt: utvecklingssamtal, semesterväxling, varningar från andra system.
Chef + med
Tidsberoende uppgifter, t.ex. vid utvecklingssamtalstid – så visas sån relevant info
Chef/medarbetare
Varningar/uppmaningar från andra system – typ ”nu måste du ta ut dina semesterdagar”
Påminnelser om t.ex.: söka semesterväxling, ta ut nationaldagen
Schema, bemanning och vardagen i verksamheten9 lappar · 2 ämnen
Schema, bemanning och vikarier6
Mitt schema, dagens bemanning och vem som ersätter den som är sjuk.
Hassan
Dagens uppgifter från typ ett schema
Hassan
Ser schemat och vem som ersätter Kalle som är sjuk
Hillevi
Kalle är sjuk, vad gör jag? → snabblänk till söka timvikarie
Hillevi
Medarbetarflagg (schema etc)
Schemaändringar? Dagens bemanning!
Mitt schema
Planer och patientinfo3
Genomförande- och behandlingsplaner, och det jag behöver veta om dem.
Hassan
Uppdaterade genomförandeplaner och händelser
Hassan
Vad behöver jag veta/göra? Behandlingsplaner
Patientinfo, verksamhetsstöd
Nyheter, kommunikation och kontakt8 lappar · 2 ämnen
Nyheter och information5
Det arbetsgivaren behöver nå ut med, och det jag behöver veta.
Nyheter
Nyheter
Kommunicerad information
Viktig information / nyheter
Arbetsgivare
Nå ut med information till anställda
Kollegor, kontakt och support3
Dialog, pepp från chefen, kontaktvägar och hjälp.
Support och hjälp
Hassan
Samarbete / dialog med kollegor / pepp från chef (kultur)
Kontaktvägar och hjälp att koordinera uppgifter
05Prioriteringen
Vad prickade deltagarna?
Efter workshopen fick deltagarna tre prickar var att sätta på önskemålen, på distans via röstsidan. 12 deltagare röstade. Här är vad prickarna säger – och vad de inte säger.
Vad prickarna skulle sättas påsagt i rummet
Grundfunktionerna
”Strunta i alla grundfunktioner, sök … det kommer finnas … så att vi bara kör den så här klassiskt, bara tre prickar var.”
Ur samtalet · 55:00–60:00 i inspelningen
deltagare röstade
12
prickar
36
lappar fick prickar
26
deltagare nås av två spår
11
Fyra budskapsammanställningens läsning av prickarna
1Två spår når 11 av 12Dagens att-göra (6 av 12) och Fråga och hitta (8 av 12). 11 av 12 deltagare satte minst en prick i något av dem. Den som står utanför prickade ”Min startsida, mina val” och ”Kollegor, kontakt och support”. Regeln att det som berör flest går först pekar hit.
2En lapp i topp, men bred spridning”Vad ska jag göra idag. Jag har för mig att det var nåt…” fick flest: 4 prickar från 4 deltagare. Ämnet den hör till, Vad ska jag göra idag?, fick 5 prickar. Totalt spreds 36 prickar på 26 lappar – därför syns mönstret först när lapparna läses ihop.
3Chefens överblick: flest lappar, få prickarKlustret hade flest lappar på tavlan (16) men fick 3 prickar, på den samlade bilden. Inga prickar fick personalärenden, min personal, boarding och verksamhetsplanen. Vi vet inte hur många chefer som röstade.
4Grunden prickas inteTillförlitlighet, inloggning och genvägar hade 8 lappar och fick 0 prickar. I rummet sades dessutom att grundfunktioner som sök skulle lämnas utanför prickningen, eftersom de ska finnas ändå – prickarna mäter alltså inte grunden. Men den är förutsättningen för båda spåren, och riskerna säger samma sak.
Två spårämnen samlade över klustergränsen – en tolkning
6 deltagare
9 prickar
Dagens att-göra
Vad ska jag göra idag, mina uppgifter, kalendern – och dagens uppgifter ur schemat, som står under schema men frågar samma sak.
Ämnen: Vad ska jag göra idag? (5) · Kalendern (2) · Prioritet och topp 5 (0)
8 deltagare
13 prickar
Fråga och hitta
AI-assistenten som hittar och gör, att skriva eller prata i stället för att leta, och dokumenten och sökningen. Samma behov sett från två håll: jag vill få fram något utan att veta var det ligger.
Ämnen: En AI-assistent som hittar och gör (4) · Dokument och protokoll (4) · Sök och tydlig struktur (2) · Skriva eller prata (1) · Automatisera bort det som går (1) · AI inför möten och i ekonomin (1) · Rutiner, regler och verktyg (0)
Tillsammans: 11 av 12.Case ur de båda spåren berör 11 av 12 som röstade.
Prickar per kluster
Prickar per kluster
Namn
Prickar
AI och automation13 lappar på tavlan · 5 deltagare
7
Dagens uppgifter13 lappar på tavlan · 4 deltagare
7
Hitta13 lappar på tavlan · 4 deltagare
6
Nyheter och kontakt8 lappar på tavlan · 4 deltagare
4
Schema och bemanning9 lappar på tavlan · 2 deltagare
4
Chefens överblick16 lappar på tavlan · 3 deltagare
3
Genvägar och tillit12 lappar på tavlan · 2 deltagare
3
Notiser9 lappar på tavlan · 2 deltagare
2
Prickar per ämne, de som fick någon
Prickar per ämne, de som fick någon
Namn
Prickar
Vad ska jag göra idag?4 deltagare
5
En AI-assistent som hittar och gör3 deltagare
4
Dokument och protokoll3 deltagare
4
Schema, bemanning och vikarier2 deltagare
4
Chefens samlade bild3 deltagare
3
Kalendern2 deltagare
2
Sök och tydlig struktur2 deltagare
2
Nyheter och information2 deltagare
2
Kollegor, kontakt och support2 deltagare
2
Min startsida, mina val1 deltagare
2
Skriva eller prata1 deltagare
1
Automatisera bort det som går1 deltagare
1
AI inför möten och i ekonomin1 deltagare
1
Påminnelser i rätt tid1 deltagare
1
Notiser, tidslinje och chatt1 deltagare
1
Snabbåtgärder1 deltagare
1
Lapparna i toppminst två prickar
Vad ska jag göra idag. Jag har för mig att det var nåt…
4 prickar · 4 deltagare
AI-assistent för att hitta info, göra en del
3 prickar · 2 deltagare
Hassan
Dagens uppgifter från typ ett schema
2 prickar · 2 deltagare
Samlad bild för dialog
2 prickar · 2 deltagare
Kalender
+ andra fotoserien
2 prickar · 2 deltagare
Viktig information / nyheter
2 prickar · 2 deltagare
Hillevi
Var är det där dokumentet? → hittar det snabbt i det enkla systemet för dokument
2 prickar · 2 deltagare
Så ska siffrorna läsasLäget hämtat ur röstfilen 13 oktober, efter att röstningen stängts. 12 av 20 utdelade koder användes. Med så få deltagare flyttar en enda prick ett ämne flera platser – läs mönstret, inte placeringen. Rösterna är anonyma: vi vet inte vilka roller som röstade, och därmed inte om chefens behov är mindre angelägna eller bara hade färre röstande.
06Samtalet
Vad sades som inte stod på lapparna?
Workshopen spelades in och maskintranskriberades, och en AI-granskad samtalsrapport skrevs ur texten. Lapparna säger vad gruppen ville och fruktade; samtalet säger varför – och vad som sades skulle göras. Här är det samtalet tillför, var och en med deltagarnas egna ord.
Sex saker samtalet tillförsammanställningens läsning av samtalet
1Intranätet och startsidan är samma sak för medarbetarenIngen lapp sa det så skarpt som samtalet. De byggs på olika plattformar, men upplevs de som två saker har projektet misslyckats – och styrgrupperna behöver hålla ihop dem.B05R13
Intranätet och startsidan
”För alla våra medarbetare kommer det inte vara [något annat]. Det kommer vara exakt samma sak även om det är byggt på olika tekniska plattformar. Så de här måste vävas ihop. … Och gör det det, då har ni misslyckats.”
Ur samtalet · 0:00–5:00 i inspelningen
2Flaskhalsen är arbetssättet, inte kodenAI gör prototyperna snabba. Det som tar tid är att hitta rätt data, pröva nyckeltalen, kravställa och ändra hur man arbetar. Görs utvecklingen på gamla sätt sparas ingen tid.R06R20
AI sparar inte tid av sig själv
”Det har ju visat sig att det är väldigt många fall [som] spar[ar] i stort sett ingen tid alls. Och det har absolut ingenting med AI och utvecklingsdelen att göra, utan det är att man har drivit utveckling … enligt traditionella gamla metodiker, processer.”
Ur samtalet · 25:00–30:00 i inspelningen
3Tusentals medarbetare saknar egen enhetLappen om Hassans mobil blev en av samtalets stora frågor: delad mobil, privat mobil, ingen AD-inloggning. Når startsidan inte dem når den inte verksamheten.B27R09R10
Den som inte har en jobbmobil
”Om vi nu ska nå Hassan, är Hassans mobil jobbmobil? Om ja, är den delad eller egen, eller är det hans privata mobil? … Det tror jag är den största frågan för kanske sex, sju tusen av våra anställda i kommunen.”
Ur samtalet · 40:00–45:00 i inspelningen
4Chefen vill förstå, inte få svaret serveratEkonomistödet ska stärka chefens egen analys – av timvikarier och kostnader – inte ta över den. Hjälpen ska komma på en gång, men bedömningen är chefens.B20B21
Chefens ekonomi
”Jag vill att cheferna ska börja tänka själv, på den ekonomiska analysen … Man blir inte chef för att läsa ekonomi.”
Ur samtalet · 50:00–55:00 i inspelningen
5Arvet blir synligt genom konkreta caseDet digitala arvet går inte att diskutera för sig. Ett case som stöter i ett gammalt system gör frågan om API:er och avveckling konkret.R21
Det digitala arvet
”Jag hoppas det här blir någonting som hjälper oss på vägen mot att börja på riktigt slakta vårt hindrande digitala arv.”
Ur samtalet · 95:00–100:00 i inspelningen
6Utan kommunikation hittar ingen ditEn kommunikationsplan och bokade kommunikatörer behövs nu, inte vid lansering – och samma kommunikatörer arbetar med intranätet.R15R16
Kommunikation
”Vi måste ju se till att vi inte bara lägger ut den här webbsidan. För den kommer ju inte så många hitta till. Om vi inte sprider det och pratar om det.”
Ur samtalet · 90:00–95:00 i inspelningen
Det som sades skulle göras
Ur samtalsrapportens tabell. Läget hålls i projektets att göra-lista.
Workshopen och prickarna är underlaget. Valet av case görs i projektet – enligt regeln att det som berör flest går först. Här är frågorna tavlan lämnar efter sig.
1Vilket case visar att-göra-flödet bäst?Dagens uppgifter och AI-stöd är de största klustren. Utvecklingssamtalet finns redan på flera lappar – som tidsstyrd påminnelse och som automatisk notis.
2Vem bestämmer vad som visas?Lappen frågar själv. Svaret avgör både relevansrisken och hur mycket användaren ska kunna välja bort och till.
3Hur hinner verksamheten med?Den största risken enligt gruppen. Projektet behöver en takt och en form för kravställning som verksamheten och stödfunktionerna orkar med.
4Vilka ambassadörer, och när?Kommunikationen behöver börja nu, inte vid lansering. Halleluja-momentet går att planera.
Behoven först
”Det tekniska är en sak, men oavsett hur mycket verktyg och AI vi har – kan vi inte förstå oss på behoven så kan vi inte bygga en bra lösning. Det är bara så.”
