1Sammanfattning
Workshopen samlade verksamhetsbehov och risker kring Startsidan. Deltagarna beskrev önskemål om att hitta rätt information och tjänster, få stöd utifrån roll och situation, se vad som behöver göras och slippa onödiga moment. Idéerna spänner från sök, nyheter och genvägar till personliga påminnelser, chefsstöd, analys och automatisering. De är workshopens inspel, inte beslutade produktkrav eller prioriteringar. Konkreta poster finns under B01–B29; risker under R01–R24.
En återkommande spänning var mellan en rik, proaktiv och personlig tjänst och risken att skapa ännu en rörig plats med irrelevant information. Deltagarna lyfte även tillgänglighet, inloggning och delade enheter, integrationer och gamla system, förändringsledning, kommunikation, kapacitet samt verksamhetens möjlighet att hinna med utvecklingstakten. Det finns en uttrycklig diskussion om att Startsidan måste hänga ihop med intranätet både tekniskt och i användarnas upplevelse.
Prioriteringsövningen genomfördes inte som en avslutad prioritering på plats. Mötesledningen bedömde att lapparna var för många och svåra att klustra under workshopen och föreslog i stället en digital genomgång efteråt. Transkriptionen anger att 91 lappar räknades, men ger inte digitalt utfall, röstetal eller valda case. (55:00–60:00; 80:00–85:00)
Samtalet tillför framför allt verksamhetsperspektiv, konkreta användningssituationer och en omfattande riskbild. Det fastställer inte vilket behov som ska byggas först, teknisk arkitektur, datakällor, behörigheter eller produktionsplan. Inga uttryckliga produktbeslut framgår. Det finns däremot praktiska åtaganden och förslag om fortsatt arbete, vilka redovisas i avsnitt 7 och 9.
2Nuläge, användarbehov och workshopens idéer och risker
Behov och idéer
Posterna nedan är rapportens lokala referenser. De är inte nummer på fysiska lappar. Vissa idéer lästes upp eller utvecklades muntligt; transkriptionen visar inte alltid om de stod på en lapp. Innehåll som inte går att utläsa har inte återskapats.
Information, orientering och intranät
B01Hitta verktyg och tjänster på ett ställe
En deltagare beskrev behovet av att hitta verktyg och tjänster utan att leta runt, och nämnde kalender, chattar och notiser. Avsikten var överblick över var saker finns; inte nödvändigtvis att allt ska byggas in i Startsidan. Status: workshopidé. (30:00–35:00)
B02Sök eller fråga med text och tal
En deltagare ville kunna skriva eller tala på mobilen och få svar direkt, exempelvis om semester eller en ingång till en tjänst. Förslaget betonade kort väg till information, inte en bestämd teknisk lösning. Status: workshopidé. (35:00–40:00)
B03Tydlig struktur och sökbarhet
En deltagare önskade en bra sökfunktion och tydliga platser för olika slags information, med mindre rörig presentation än upplevt på vissa intranät. Status: workshopidé. (35:00–40:00)
B04Nyheter och arbetsgivarinformation
I samtalet beskrevs ett upplevt tomrum i intern kommunikation om exempelvis HR-information, avtal och förmåner. En deltagare uppgav att HR inte hade gått ut med nyheter under året och att intranätet främst innehöll sådant som också kommunicerades externt. Detta är en uppgift i samtalet, inte oberoende verifierad statistik. Deltagaren efterfrågade också ett mervärde och en känsla av arbetsgivarkultur. Status: nulägesbild och behov. (0:00–5:00)
B05Intranät och Startsida ska upplevas som sammanhängande
En deltagare betonade att medarbetare inte nödvändigtvis uppfattar intranät och Startsida som skilda produkter, även om de har olika tekniska plattformar. Personalisering lyftes som ett gemensamt sätt att minska informationsöverflöd och visa det som är relevant för rollen. Status: uttryckt behov och krav på samordning; tekniskt vägval saknas. (0:00–5:00)
B06Nyheter, protokoll och filer lätt åtkomliga
En deltagare nämnde nyhetsflashar, politiska uppdrag, protokoll och filer som sådant som behöver gå att hitta. Den exakta användarsituationen är delvis oklar i transkriptionen. Status: workshopidé; vissa detaljer osäkra. (30:00–35:00)
B07Förstå verksamhetens riktning och utveckling
En deltagare ville kunna se vad organisationen är på väg mot, vilka utvecklingsprojekt som pågår och hur den egna verksamheten bidrar. Exempel som nämndes var en utvecklingsportfölj och en pilot. Önskemålet var relevant helhet, inte allmän information utan koppling till arbetet. Status: workshopidé. (40:00–45:00)
B08Kontaktvägar, ansvar och introduktion
En deltagare efterfrågade information om vem som ansvarar för vad, onboarding och dokumentation, samlad eller länkad så att den går att hitta. Status: workshopidé. (45:00–50:00)
Uppgifter, påminnelser och arbetsdag
B09Dagens uppgifter och prioritering
Deltagare beskrev behov av en checklista, dagens eller veckans viktigaste uppgifter, en prioriteringslista och en kort överblick över vad som behöver hanteras manuellt. En deltagare tog upp topp fem för dagen och veckan som arbetssätt att överväga. Status: workshopidé; ingen prioriteringsregel fastställd. (35:00–40:00; 45:00–50:00)
B10Påminnelser, notiser och tidsberoende information
Deltagare önskade påminnelser och notiser om sådant som behöver göras, inklusive uppgifter som blir relevanta vid en viss tid på året. Exempel var semesterrelaterade ansökningar eller val. Samtidigt diskuterades att användaren måste kunna lita på automatisering och notiser. Status: workshopidé; tillförlitlighet kvarstår som risk. (30:00–35:00; 40:00–50:00)
B11Direkt väg till handling
En deltagare önskade snabbåtgärder och länkar, exempelvis en direkt knapp för att skapa en avvikelse i stället för att navigera genom flera system. Andra exempel var lättillgänglig felanmälan, driftmeddelanden och genvägar. Status: workshopidé; ingen integration beslutad. (40:00–45:00)
B12Scheman, frånvaro och ersättare
Deltagare nämnde schemaändringar, dagsplanering och behov av att se vem som ersätter en sjuk kollega. En situation som togs upp var att snabbt hitta en vikarie. Status: workshopidé. (35:00–45:00)
B13Möten och mötesrum
En deltagare önskade kalenderstöd, förberedelser inför möten och förslag på mötestider utifrån kollegors tillgänglighet. En annan tog upp att kunna se lediga mötesrum, plats och läge. Status: workshopidé; integration och datatillgång är inte utredda. (35:00–40:00; 40:00–45:00; 45:00–50:00)
B14Rutiner för nya eller sällananvändare
En deltagare beskrev en ny medarbetare som behöver hitta en rutin för en arbetsuppgift snabbt, exempelvis hur en säng ska bäddas. En annan nämnde rutiner och verktyg som en chef behöver. Samtalet lyfte också personer som sällan använder systemen och behöver få bidra som referenspersoner. Status: workshopidé och användarbehov; inga användartester redovisades. (40:00–45:00; 25:00–30:00)
B15Läsplikt och uppdaterad verksamhetsinformation
En deltagare nämnde filer och information som en medarbetare måste läsa, samt uppdaterade genomförandeplaner och andra händelser. Den exakta betydelsen av vissa ord i transkriptionen är osäker. Status: workshopidé; terminologi och informationskälla behöver klarläggas. (40:00–45:00)
Medarbetar- och chefsstöd
B16Information till anställda och personalärenden
Deltagare ville kunna hitta information som gäller den egna personalen och se schema, frånvaro och personalärenden. Det är inte klarlagt vad som ska visas i Startsidan och vad som ska öppnas i ett källsystem. Status: workshopidé; gräns mot källsystem olöst. (35:00–40:00; 45:00–50:00)
B17Chefsöverblick över ärenden och det brådskande
En deltagare efterfrågade en samlad bild av personalärenden och annat som behöver åtgärdas, med extra tydlighet för det brådskande. Status: workshopidé. (45:00–50:00)
B18Stöd i rekrytering och regler
En deltagare tog upp att chefer kan behöva använda rekryteringsstöd och följa regler när de rekryterar, samt frågor om vad de ska göra i sin roll. Det diskuterades i anslutning till ett aktuellt exempel; samtalet ger inte grund för att återge fler detaljer om det. Status: behov som deltagare lyfte; lösning och avgränsning saknas. (5:00–10:00)
B19Stöd vid personalförändringar
En deltagare beskrev återkommande frågor vid personalbyten: vad behöver göras när en person slutar och en annan börjar? Status: muntligt behov. (50:00–55:00)
B20Ekonomisk analys för chefer
En deltagare önskade stöd för chefer som behöver förstå ekonomiska lägen och exempelvis kostnader för timvikarier. Avsikten var att stärka analys och förståelse, inte att ta bort chefens eget ansvar att tänka och bedöma. Status: workshopidé; datakvalitet och mänsklig granskning är centrala beroenden. (50:00–55:00)
B21Hjälp att lösa problem i arbetet
En deltagare ville kunna få hjälp direkt i en konkret situation: exempelvis göra en graf från en stor Excel-fil, förstå ett fel eller hitta vad som gäller i verksamheten utifrån roll och arbetsplats. Förslaget var att inte bara hänvisa vidare till en länk. Status: workshopidé; kunskapsunderlag och behörighet är inte diskuterade i detalj. (50:00–55:00)
Personalisering och automatisering
B22Stöd anpassat till roll och situation
Deltagare ville se relevant information utifrån den egna rollen och arbetsuppgiften. Exempel omfattade verksamhetsinformation, personal, schema och uppgifter. En deltagare betonade att Startsidan inte ska visa allt för alla. Status: workshopidé; personaliseringens regler och datagränser saknas. (0:00–5:00; 35:00–40:00; 45:00–50:00)
B23Personlig AI och tidslinje
En deltagare föreslog en personlig assistent som kan söka i information kopplad till användaren och hjälpa till med frågor om tidigare händelser, exempelvis öppna frågor i e-post eller vad som hänt under en vecka. En annan lyfte att relevanta verksamhetsmål skulle kunna ge riktning i arbetet. Deltagaren uttryckte samtidigt oro för att lagring av persondata kan väcka obehag. Status: idé, inte beslutad funktion; dataskydd och tillit behöver utredas. (45:00–50:00)
B24Notis som gör det möjligt att agera utan att öppna sidan
En deltagare beskrev en möjlighet att få det som behövs via en notis och agera direkt, utan att först gå in på Startsidan. Status: workshopidé; kanal, säkerhet och användarens kontroll är inte utredda. (45:00–50:00)
B25Automatisera och samordna arbete mellan system
En deltagare önskade så lite onödig interaktion som möjligt, automatisering och stöd för att utföra något i flera system parallellt. En annan uttryckte att Startsidan helst inte skulle behöva öppnas om arbetet kan skötas på annat sätt. Status: ambition och workshopidé; omfattning, behörigheter och bekräftelseflöden saknas. (45:00–50:00)
B26Anpassa den egna startsidan
En deltagare ville kunna tala om vad som är viktigt, ta bort sådant som inte behövs och få hjälp att konfigurera sin sida. Deltagaren betonade att automatiserat stöd måste vara tillförlitligt. Status: workshopidé; kontroll och standardinställningar är inte diskuterade. (45:00–50:00)
B27Enkelt stöd för mobil eller delad enhet
Deltagare frågade om Hassan har jobbmobil och om den i så fall är delad, personlig eller privat. De beskrev att många anställda saknar egen jobbmobil. Även automatisk inloggning på kommunens eller annan enhet nämndes som önskemål. Status: behov och öppen säkerhetsfråga. (40:00–45:00)
Chefens arbetskontext och övriga idéer
B28Schema, planer och stöd i vård- eller servicearbete
En deltagare utgick från erfarenhet som klinikchef och beskrev behov av schemaändringar, dagsplanering, behandlingsplaner och journaler. Idéerna samlades i ett förslag om AI-stöd. Status: workshopidé från en jämförande arbetssituation; överförbarhet till kommunens verksamhet behöver prövas. (35:00–40:00)
B29Samarbete, dialog och kultur
En deltagare nämnde samarbete och dialog med kollegor, uppmuntran från chef och kulturaspekter. Samtalet tidigare tog också upp önskemålet att intranätet ska bära arbetsgivarkultur. Status: behov uttryckt; det är inte klarlagt om eller hur detta hör hemma i Startsidan. (0:00–5:00; 45:00–50:00)
Risker och farhågor
Riskövningen föreställde sig att Startsidan hade lanserats 2027 men inte blivit använd. Det är ett framtidsscenario, inte en redogörelse för ett faktiskt misslyckande. Orsaker och konsekvenser nedan är sådant deltagarna tog upp i övningen. Transkriptionen visar inte att alla risker har fysiska lappar eller att varje lapp återgetts ordagrant. (55:00–60:00; 60:00–80:00)
R01Kvalitet och skalbarhet håller inte
En deltagare befarade dålig kvalitet i det som byggs och att lösningen inte håller för bredare behov, förändring eller delning med andra kommuner. Föreslagen motåtgärd i diskussionen: tänk igenom den tekniska basen. Ingen konkret åtgärd beslutades. (60:00–65:00)
R02Externa system begränsar funktionaliteten
System kan sakna nödvändiga gränssnitt eller inte vara tillgängliga för integration. Det kan begränsa vad Startsidan kan göra och leda till misstro mot notiser eller funktioner. Status: risk, inte bekräftad begränsning för ett visst system. (65:00–70:00)
R03Överflöd och irrelevant innehåll
Deltagare varnade för att visa för mycket information, att den inte går att sålla bort eller att den inte känns relevant för användaren. Status: risk; motverkas inte automatiskt av att personalisering nämns som ambition. (65:00–75:00; 75:00–80:00)
R04Gamla gränssnitt och arbetssätt fortsätter
Om befintliga gränssnitt inte avvecklas kan medarbetare fortsätta använda dem. Om chefer fortfarande låter administrativ personal göra moment manuellt, förändras inte arbetssättet trots ny funktionalitet. Status: risk i scenarioövningen. (65:00–70:00)
R05Förändringsledning och kultur uteblir
Deltagare befarade att organisationen fortsätter som förut, att chefer styr tillbaka till gamla arbetssätt och att det uppstår motstånd eller negativt prat. En deltagare betonade vikten av att bygga trygghet och delaktighet längs vägen, inte bara lova en bra slutprodukt. Status: risk; ingen plan beslutades i workshopen. (65:00–75:00)
R06Tid och leveransförmåga räcker inte
En deltagare nämnde att arbetet kan dra ut på tiden. En annan befarade att verksamheten och stödfunktionerna, exempelvis HR, inte hinner med den snabba utvecklingstakten eller kravställningen. Status: risk som uttrycktes tydligt; bemanning och kapacitet är inte fastställda. (65:00–70:00; 75:00–80:00)
R07Ansvar och beslutsmandat blir otydliga
Frågan ”Vem bestämmer?” nämndes bland riskerna. Status: uttrycklig farhåga; mandatmodell löstes inte. (65:00–70:00)
R08Beroenden till angränsande projekt skapar fel förväntningar
Intranät, dokumenthantering och onboarding nämndes som arbeten med betydelse för Startsidan. Deltagare varnade för förväntan att Startsidan ska lösa sådant som ligger någon annanstans. Status: risk och beroende; gränssnitt mellan projekten är inte fastställt. (65:00–70:00)
R09Inloggning blir ett hinder
Deltagare tog upp besvärlig in- och utloggning, personer utan AD- eller Teams-inloggning och risken att ett nytt system innebär ytterligare ett konto eller steg. Status: risk; identitetslösning diskuterades inte. (65:00–75:00)
R10Delade enheter fungerar inte för användaren
Farhågan gällde personer som saknar egen enhet eller mobil, och att Startsidan därför missas eller blir besvärlig att använda. Status: risk; identitet, session och sekretess på delad enhet olösta. (40:00–45:00; 65:00–75:00)
R11För många klick eller svår visuell utformning
Deltagare nämnde krånglig åtkomst, rörighet och att informationen kan vara svår att ta till sig visuellt. Drag-and-drop nämndes som möjlig anpassning, inte som lösning som valts. Status: risk. (65:00–70:00)
R12Funktionen passar inte det dagliga arbetet
En deltagare varnade för att Startsidan kan uppfattas som något som bara angår kontorsanställda eller inte behövs i vardagen. Status: risk; representativa användare och situationer behöver undersökas. (65:00–75:00)
R13Startsidan hänger inte ihop med intranätet
En deltagare befarade att användarna inte upplever helhet mellan tjänsterna. Detta knyter an till den tidigare diskussionen om att de måste vävas ihop i användarens upplevelse. Status: tydlig risk och öppet vägval om genomförande. (0:00–5:00; 75:00–80:00)
R14Lagkrav hos anslutna system hindrar önskade kopplingar
Deltagare sa att andra system kanske inte uppfyller gällande lagkrav för den integration som önskas. Status: risk; inga system eller krav analyserades konkret. (70:00–75:00)
R15Lanseringen kommuniceras inte eller saknar trovärdighet
Deltagare befarade att syftet inte förmedlas, att informationen är inaktuell eller att lanseringen blir halvdant kommunicerad. En deltagare varnade även för att en generisk eller AI-genererad sida inte inger förtroende. Status: risk; kommunikationsplan efterfrågades senare men fastställdes inte. (70:00–80:00)
R16Medarbetare och chefer känner inte delaktighet
Deltagare befarade skitsnack, motstånd och att förändringen framstår som något som teknikteamet hittat på. Status: risk; behov av dialog och delaktighet uttrycktes, men ansvar och upplägg saknas. (70:00–75:00)
R17Begränsad funktion ger inget upplevt värde
Deltagare befarade att tjänsten känns för generell, för stor eller inte anpassad till den egna verksamheten. Detta kan göra att användaren inte upplever något värde. Status: risk. (75:00–80:00)
R18Oro för persondata och AI
En deltagare tog upp obehag inför att kommunen lagrar mer data om individen. Jämförelsen med att vissa inte vill logga in med BankID användes för att illustrera integritetsoro, inte som belägg för en viss användargrupps inställning till Startsidan. Status: risk; datahantering och förklaringar saknas. (75:00–80:00)
R19Teknisk prestanda räcker inte för 8 000 användare
En deltagare befarade att lösningen blir långsam när många loggar in och att den därför inte används. Status: risk, inte uppmätt prestandaproblem. (75:00–80:00)
R20Förvaltning och utvecklingstakt går isär
Deltagare varnade för att tekniken kan möjliggöra snabb utveckling utan att verksamheten hinner ta fram behov, prioritera, granska eller förändra arbetssätt. En deltagare lyfte även risken att teknik inte lyckas visa kravställare vad som faktiskt är möjligt. Status: risk och arbetssättsfråga. (75:00–80:00)
R21Digitalt arv motarbetar förändringen
Deltagare beskrev gamla system, tekniska integrationer och invanda arbetssätt som ett möjligt hinder. De menade också att konkreta case kan synliggöra var gammalt arv blockerar förändring. Status: risk och möjlig drivkraft; inga specifika system beslutades att ersätta. (75:00–80:00; 100:00–105:00)
R22Otydlig kommunikation mellan parallella arbeten
I transkriptets efterföljande slutdel diskuteras en API-nyckel och vem som skickat den till en annan person. En deltagare säger att arbete har dragits igång på två ställen. Transkriptionen är för otydlig för att fastställa exakt ansvar eller händelseförlopp. Status: möjlig samordningsrisk, inte verifierad incident. (110:00–110:39)
R23Verksamheten får inte stöd att använda AI i vardagen
Deltagare beskrev att medarbetare och chefer kan sakna kunskap eller verktyg och att personer som använder systemen sällan behöver involveras för att förstå deras svårigheter. Status: behov och risk diskuterades; utbildningsupplägg var ett förslag, inte ett fastställt åtagande med datum. (25:00–30:00; 100:00–105:00)
R24Behovet av helhet och prioritering förbises
Deltagare beskrev många parallella initiativ och svårigheter att prioritera och samordna över organisatoriska gränser. Bristande förmåga att hålla ihop helheten kan påverka både vilka funktioner som byggs och om verksamheten kan avsätta tid. Status: organisatorisk risk; ingen styrmodell för Startsidan beslutades. (5:00–10:00; 10:00–15:00; 90:00–95:00)
AI-analys: B/R-posterna visar att det inte räcker att välja en funktion med många omnämnanden. Ett verkligt vägval kräver åtminstone att deltagarna skiljer behov från kanal och teknik, anger berörd roll och situation samt kontrollerar hur många som berörs och om data och integrationer går att använda. Osäkerhet: workshopens idéer är inte en representativ användarundersökning och digital prioritering saknas.
3Mål och varför nu
Uppgifter från samtalet
Deltagare beskrev Startsidan som del av en större ambition att förenkla arbetet och öka förändringstakten. Ett resonemang var att AI-utveckling kan göra prototyper snabbare att ta fram, men att behovsformulering, datakvalitet, verksamhetens medverkan och prioritering fortsatt kräver arbete. Som konkret exempel beskrevs ett dialogstöd för chefer som enligt en deltagare hade tagits fram på tiotals timmar och använts i uppföljning. En annan deltagare berättade om en funktion som enligt uppgift var i produktion efter 21 minuter. Samma talare varnade uttryckligen för att detta inte är en normal tidsplan, eftersom omständigheterna var ovanligt gynnsamma. Uppgifterna är deltagarnas exempel och har inte verifierats mot system eller leveransdokumentation. (10:00–15:00; 15:00–20:00)
Deltagare framhöll att det svåra inte nödvändigtvis är kodningen utan att hitta rätt data, kontrollera att nyckeltal är korrekta och avgöra om de betyder något för verksamheten. En deltagare beskrev också ett exempel där AI användes för att undersöka en avvikelse i data mellan ekonomisystem; underlaget ger inte en oberoende verifiering av analysen. (15:00–20:00; 25:00–30:00)
Samtalet tog även upp verksamhetsmål om att underlätta för chefer, höja värdet av tjänster från Servicecenter och bidra till effektiva leveranser med mindre manuellt arbete. En deltagare beskrev behov av systemtänk och samordning över avdelningsgränser. (0:00–5:00; 5:00–10:00)
Enligt visionen
Visionens avsnitt ”Visionen”, ”Nuläge”, ”Problembild” och ”Mål” beskriver riktningen: en personaliserad ingång, färre moment, färre missade frister och kortare väg från behov till tjänst. Visionen anger också att AI är en möjlighet som förändrat förutsättningarna jämfört med målbilden från 2022. Detta är visionsinnehåll, inte belägg för workshopens beslut eller nuläget i alla verksamheter.
Visionens fyra förflyttningar är en ingång, proaktivt stöd, egen utvecklingsförmåga och AI i vardagen (”Målbilden – fyra förflyttningar”). Workshopen berörde samtliga som idéer eller risker, men valde inte mätetal eller bekräftade att förflyttningarna redan uppnåtts. Exempelvis diskuterades personliga notiser och uppgifter, men inte om de minskar missade frister i praktiken.
AI-förslag: När ett första case väljs, formulera en enkel baslinje och ett verifierbart utfall för just den situationen. Möjliga mått är tid för att hitta eller slutföra uppgiften, antal steg, andel uppgifter som når rätt roll och användarnas upplevelse av relevans. Detta är förslag, inte beslutade mätetal.
Enligt projektboken, uppdaterad 2026-10-07
Projektboken beskriver att teknikstacken ska väljas efter tester, att prioriteringsriktningen är ”det som berör flest först”, och att case planerades efter workshopen. Den anger utvecklingssamtal, dialogstöd för chef och IT-ingången som svarsalternativ – inte fattade val (”Vad har vi inte beslutat än?”, uppdaterad 2026-10-07). Dagens samtal visar inte att något av dessa alternativ valdes. Projektbokens planerade resultat får inte likställas med workshopens utfall.
4Arkitektur och vägval
Vad samtalet faktiskt behandlade
Deltagarna talade om Startsidan som en del av ett större ekosystem och diskuterade AI i utveckling, kvalitetssäkring, tillgänglighet, data och integrationer. Samtalet fastställde inte arkitekturens ansvarsfördelning eller tekniska kontrakt. Inget vägval gjordes i workshopen om skal, modulpaket, manifest, flödesmotor, serverbaserat AI-lager, designsystem, devportal eller tunna integrationer.
Ett konkret verksamhetsvägval som lyftes var att intranät och Startsida måste uppfattas som sammanhängande. En deltagare sa att de inte kommer att upplevas som olika saker för alla medarbetare, även om de byggs på olika tekniska plattformar. Samtidigt beskrev en annan deltagare farhågan att de inte ska kännas ihopkopplade. Varken REST, skript/länk eller annan teknisk lösning diskuterades i den tillgängliga workshoptranskriptionen. (0:00–5:00; 75:00–80:00)
Deltagarna betonade att integrationer kan begränsas av externa system och deras gränssnitt eller regelefterlevnad. Mot slutet diskuterades också möjligheten att i vissa fall få åtkomst till en lokal databas, samtidigt som leverantörsinställning och äldre system beskrevs som möjliga hinder. Det var ett övervägande i diskussionen, inte ett beslut eller generellt godkännande av direkt databasåtkomst. (65:00–70:00; 70:00–75:00; 100:00–105:00)
Tillgänglighet och klarspråk togs upp som krav som måste finnas med från början. En deltagare frågade hur de systematiskt säkerställs. Svaret var att automatiserade tester kan bidra, men att vissa saker fortfarande behöver kontrolleras av människor. Det framgår inte vilka standarder, testverktyg, ansvariga eller kvalitetsgrindar som faktiskt gäller för Startsidan. (25:00–30:00; 30:00–35:00)
Enligt visionen
Visionens avsnitt ”Lösningen” skiljer mellan skal, moduler med manifest, flödesmotor, serverbaserat AI-lager, designsystem, devportal och tunna integrationer. Där anges även att intranätet är innehållsproducent och inte ska ersättas. Dessa är referensens riktning, inte workshopbeslut.
Projektboken beskriver i sin tur moduler, kontrakt och adaptrar som kärnan och anger en adaptermodell med hämtning, översättning och kontroll. Den beskriver att kommunen skickar in användare och organisation med SCIM och att AI-motorn är en öppen fråga (”Vad har vi kommit fram till?” och ”Vad har vi inte beslutat än?”, uppdaterad 2026-10-07). Workshopen varken bekräftade eller upphävde dessa tidigare ställningstaganden.
AI-analys: olösta arkitekturfrågor✦ AI-genererat
Premisserna är att deltagarna nämnde intranätets betydelse, integrationsbegränsningar, datakvalitet och oro för användares data. Samtalet saknar däremot konkreta flöden, dataklasser och behörighetsbeskrivningar. Därför går det inte att bedöma om önskad proaktivitet kan genomföras säkert med enbart länkar, läsning av källsystem eller mer omfattande skrivande.
Före prototyp räcker det att undersöka ett avgränsat användningsfall med syntetiska data och kartlägga identitet och roll, källa, minsta nödvändiga information, behörighet, datalagring, felhantering och vad som händer när källsystemet inte svarar. Det skulle kunna avgöra om första lösningen endast behöver visa en länk/status eller kräver djupare integration. Inget sådant test genomfördes enligt transkriptionen.
5Delningsbarhet och förvaltning
Workshopen lyfte delning med andra kommuner som viktigt, men inte som ett färdigutrett installations- eller förvaltningsupplägg. En deltagare beskrev delning som att andra kommuner ska kunna koppla in sina egna behov och system, inte att Sundsvall tillhandahåller allt de behöver. Deltagaren ansåg att teknisk grund behöver gå att skala och anpassa. (60:00–65:00)
Deltagarna nämnde samtidigt lokala och externa beroenden: system som saknar tillgängliga gränssnitt, leverantörer, lagkrav, gamla system och databasåtkomst. De uppgifterna gör det osäkert vilka adaptrar eller moduler en annan kommun faktiskt skulle kunna installera utan lokala speciallösningar. Ingen kommunövergripande installationsprövning eller adapterkontrakt genomfördes i workshopen.
Enligt visionen, avsnitten ”Utgångspunkter – Delningsbarhet”, ”Lösningen – Plattformen” och ”Konsekvenser”, ska lösningen kunna installeras med egen konfiguration utan Sundsvalls infrastruktur och särlösningar. Grundtjänster kan vara externa beroenden; logik ska inte kräva lokala mikrotjänster. Devportalen ska fungera som manual för människa och agent. MIT-licensen gäller kod och innebär inte rätt att dela verksamhetsdata, mötesmaterial eller kommunens grafiska profil.
Enligt projektboken, uppdaterad 2026-10-07, är delbara adaptrar en tidigare inriktning, medan ägarskap och förvaltning av en delad adapter fortfarande står som öppet (”Mindre frågor som också är öppna”). Dagens samtal tog upp delbarhet men klargjorde inte ägare, support, versionshantering, säkerhetsuppdateringar eller ansvar vid fel. Intranätet behandlades som en del av upplevelsen; samtalet beslutade inte att intranätet ska ersättas.
AI-förslag: Pröva en liten, syntetisk adapterdemonstration med ett tydligt kontrakt och lokal konfiguration. Låt en andra, hypotetisk kommun kunna följa dokumentationen utan tillgång till Sundsvalls interna infrastruktur. Bedöm vilka lokala uppgifter som ändå krävs, om data och behörigheter är tydliga och vem som skulle behöva förvalta komponenten. Detta är ett föreslaget test, inte något som genomfördes eller avtalades.
6AI-native och arbetssätt
Uppgifter från samtalet
Deltagarna beskrev AI både som stöd för kodning och testning och som möjlig användarfunktion. En teknisk deltagare uppgav att teamet använder AI i utveckling och automatiserade tester för gränssnitt och bakomliggande funktioner. Deltagaren bedömde att AI kan hjälpa till att hitta buggar och att teamet upplever färre buggar trots att mer kod produceras. Det är deltagarens erfarenhetsuppgift, inte ett mätresultat från Startsidan. (15:00–25:00)
Tillgänglighet och klarspråk diskuterades som sådant som behöver byggas in tidigt. Svaret betonade att automatiserad testning kan täcka vissa delar, men att mänsklig kontroll behövs för annat. Samtalet anger inte en beslutad kvalitetsgrind eller testmetod för Startsidan. (25:00–35:00)
Deltagarna sade att verksamheten behöver bidra med kunskap om behoven och att personer som använder systemen sällan måste få möjlighet att testa och lämna synpunkter. AI kan enligt samtalet användas för analys, stöd vid felsökning och andra arbetsuppgifter, inte bara kodning. Deltagarna betonade också att AI inte gör behovsanalys, verksamhetsförståelse eller mänsklig granskning överflödig. (25:00–30:00; 30:00–35:00)
Ett exempel på en Excel-lösning beskrevs där AI skriver SQL-frågor mot filens tabeller i stället för att själv utföra och tolka hela beräkningen. En deltagare framhöll att detta gav samma svar vid upprepning. Det är ett beskrivet exempel på en lösningstanke; workshopen testade inte metoden eller dess resultat. (105:00–110:00)
Enligt visionen
Visionens avsnitt ”Utgångspunkt 1 – AI för allt” säger att AI ska prövas i varje moment, att begränsningar ska dokumenteras och att människan behåller granskning, kvalitetsgrindar och beslut. Avsnittet ”Arbetssättet – Prototypdriven utveckling” beskriver idé med verksamheten, fungerande prototyp med syntetisk data, iteration, skörd av specifikation och acceptanskriterier samt härdning eller regenerering före produktion. Ambitionen om prototyp inom någon timme och ledtider på dagar och veckor är vision, inte uppmätt utfall i denna workshop.
Workshopen genomförde en idé- och riskövning, men transkriptionen visar inget klickbart prototyptest, användartest med syntetiska data eller skörd av acceptanskriterier. Därför finns inget faktiskt experimentresultat från workshopens produktidéer att rapportera.
AI-analys och förslag✦ AI-genererat
En viktig osäkerhet är hur proaktiv AI ska få kontext och agera utan att få bred åtkomst. Deltagarna efterfrågade personlig hjälp och automatisering men tog också upp integritetsoro, datakvalitet och behov av att lita på resultat. Samtalet preciserade inte datalagring, loggning, behörighetskontroll eller vilka smala verktygsbehörigheter en agent skulle få.
AI-förslag: Börja med ett test där en assistent får syntetiska uppgifter och en avgränsad, spårbar förmåga, exempelvis att sammanfatta en uppgift eller föreslå nästa steg utan att spara eller utföra en ändring. Bedöm korrekthet mot källan, om behörighetsgränsen följs, om resultatet går att granska och om användaren förstår vad AI föreslår. Testet är inte genomfört och hypotesen ska inte tolkas som bevis för att funktionen kan eller bör lanseras.
7Beslut och slutsatser
Nya beslut i workshopen
Inga uttryckliga beslut om produktkrav, första användningsfall, teknik eller arkitektur framgår av transkriptionen. Prioriteringsmetoden ändrades under mötet: i stället för att klustra och prickrösta på plats föreslogs en digital vy där deltagarna skulle få markera lapparna efteråt. Transkriptionen visar inte att den digitala prioriteringen genomfördes eller vilket resultat den gav. (55:00–60:00; 80:00–85:00)
Praktiska åtaganden och uttalade arbetsinriktningar
| Handling eller inriktning | Ansvarig | Tidsfrist/status | Källstöd |
|---|---|---|---|
| Sammanställa workshopens risker i en risklista. | Framgår inte. | Framgår inte. | Mötesledaren säger att materialet sammanställs till en risklista. (80:00–85:00) |
| Skicka ut länk och individuella koder så deltagarna kan prioritera lappar digitalt. | Framgår inte. | Efter workshopen; exakt tidsfrist framgår inte. | Beskrivning av digital prioritering efter den planerade prickröstningen. (80:00–85:00) |
| Sätta upp en chattgrupp för löpande frågor och information. | Talaren säger ”Den fixar jag”, men namn och identitet kan inte säkert knytas till personen. | Talaren säger ”imorgon bitti”; det är en planerad tid, inte bekräftad leverans. | (85:00–90:00) |
| Ta fram eller samordna kommunikationsplan och involvera kommunikatörer. | Framgår inte. | Framgår inte; behov lyftes, men ingen bestämd leverans framgår. | Deltagare säger att kommunikatörer behöver bokas och att kommunikationen behöver planeras. (90:00–95:00) |
| Hämta in material från den tidigare förstudien. | Ansvarig framgår inte säkert. | Framgår inte. | En deltagare säger att materialet ska tas tillvara; en annan frågar efter hjälp att hitta det och får ett jakande svar. (95:00–100:00) |
| Ordna en återkommande arbetsrytm. | Framgår inte. | Föreslagen inriktning, inte fastställda kalenderbokningar. | Mötesledningen föreslår ett arbetsmöte minst en gång per vecka och en kort lägessynk. Deltagare instämmer och föreslår att frågor skickas i förväg så deltagarna kan förbereda sig. (85:00–90:00) |
Ett förslag om att ordna utbildning i AI-användning för deltagarna diskuterades. Talaren skulle försöka hitta en tid som passar många och nämnde möjligheten till flera tillfällen. Ingen bokad tid eller genomförd utbildning framgår. (100:00–105:00)
Deltagarnas slutsatser
Deltagare uttryckte att det var värdefullt att föra samman verksamhet och teknik, att behoven måste förstås innan en lösning byggs och att gruppen kan bidra till att sprida AI-kunskap. En deltagare såg fram emot att pröva tekniskt svåra integrationsfall. En annan betonade att tidsbesparing från AI-utveckling inte automatiskt följer om arbetssätt och prioritering förblir traditionella. Detta är uttryckta perspektiv, inte gemensamt fattade beslut. (25:00–30:00; 95:00–105:00)
Relevant tidigare inriktning enligt projektboken
Enligt projektboken, uppdaterad 2026-10-07, finns tidigare beslut om AI-native arbetssätt, visionen som riktning, delbara adaptrar och att chefsportalen byggs inom Startsidan (”Vad har vi kommit fram till?”, daterad 18 sep och 6 okt). Dessa är tidigare beslut enligt projektboken, inte beslut från workshopen. Workshopen tog inte ställning till om de ska ändras. Projektboken anger också öppna frågor om första behov, intranät, lagring, AI-motor och teknik (”Vad har vi inte beslutat än?”). Dagens samtal tillför användarbehov och risker men löser inte frågorna.
8Öppna frågor och sådant vi inte löste
Följande frågor väcktes i samtalet eller lämnades uttryckligen kvar. Frågor som AI identifierat i efterhand finns i avsnitt 10 i stället.
- Vilket behov och vilken roll ska prövas först? Många olika användningssituationer kom fram, men digital prioritering och val av case saknas. Det går därför inte att härleda en rangordning ur antal omnämnanden. (55:00–60:00; 80:00–85:00)
- Hur ska intranät och Startsida hänga ihop? Deltagare betonade att de måste upplevas som sammanhängande, men teknisk väg, innehållsansvar och beroenden klargjordes inte. (0:00–5:00; 75:00–80:00)
- Hur nås personer utan egen enhet eller AD-inloggning? Delad mobil, privat mobil, automatisk inloggning, session och sekretess berördes men fick inget svar. (40:00–45:00; 65:00–75:00)
- Hur ska användarna lita på notiser, automatisering och personliga AI-funktioner? Deltagare ville minska manuella moment men betonade tillförlitlighet och tog upp integritetsoro. Data, loggning, behörighet och mänsklig bekräftelse är inte lösta. (45:00–50:00; 65:00–80:00)
- Vilka system går att integrera och på vilka villkor? Deltagare pekade på begränsade gränssnitt, lagkrav, leverantörer och gammalt arv, men inget konkret system utvärderades i workshopens diskussion. (65:00–75:00; 100:00–105:00)
- Hur ska delade delar förvaltas och stödjas? Delbarhet med andra kommuner lyftes, men ägarskap, support, versionshantering och lokala anpassningar fastställdes inte. (60:00–65:00)
- Hur säkerställs tillgänglighet och klarspråk systematiskt? Behovet av både automatiserad och mänsklig kontroll lyftes; ansvar, kriterier och kvalitetsgrindar saknas. (25:00–35:00)
- Hur ska utvecklingstakten möta verksamhetens kapacitet? Deltagare varnade för att verksamheten inte hinner kravställa eller förändra arbetssätt i samma takt som tekniken. Resurser och prioritering över organisatoriska gränser är inte klarlagda. (75:00–80:00; 90:00–95:00)
- Vem äger beslut och samordning mellan närliggande initiativ? ”Vem bestämmer?” nämndes som risk. Samordning med intranät, dokumenthantering, onboarding och strategisk planering diskuterades, men mandat för Startsidan fastställdes inte. (65:00–70:00; 90:00–95:00)
- Hur ska den digitala prioriteringen genomföras och redovisas? Deltagarna skulle få en länk och individuella koder enligt förslaget. Utfallet och ansvarig för sammanställningen framgår inte. (80:00–85:00)
- Hur kommuniceras förändringen och görs medarbetare delaktiga? Behov av kommunikationsplan, kommunikatörer, dialog och trygghet diskuterades, men ingen plan eller ansvarig fastställdes. (70:00–80:00; 90:00–95:00)
- Hur ska mötesrytmen utformas i praktiken? Ett veckovis arbetsmöte, en kort lägessynk och förberedelse inför möten föreslogs och fick positiv respons. Exakta tider, deltagande och slutlig form framgår inte. (85:00–90:00)
9Experiment, lärande och nästa steg
Experiment och lärande från samtalet
Inget test av workshopens produktidéer framgår. Deltagarna berättade om tidigare exempel på AI-stödd utveckling och dataanalys, men de ska inte räknas som validering av Startsidan. Exemplet med Excel och SQL-frågor visar en beskriven lösningsidé; det genomfördes inte som workshoptest. Exemplet med en funktion som uppgavs ha varit i produktion efter 21 minuter beskrevs uttryckligen som exceptionellt, inte som norm. (15:00–20:00; 25:00–30:00; 105:00–110:00)
Överenskomna eller uttalade praktiska handlingar
De handlingar som går att belägga redovisas i avsnitt 7. Risklistan och digital prioritering beskrevs som nästa steg; ansvar och exakta tidsfrister framgår inte. Chattgruppen angavs som något en talare skulle ordna ”imorgon bitti”. Kommunikationsplan och utbildning var behov respektive förslag, inte bekräftade leveranser med bestämd tid.
Den återkommande mötesrytmen var en uttryckt arbetsinriktning, inte en slutligt bokad kalenderplan. Mötesledningen föreslog minst ett arbetsmöte per vecka och en kort lägessynk. En deltagare föreslog att frågor skulle meddelas i förväg för att möjliggöra förberedelser. (85:00–90:00)
AI-förslag på små, avgränsade tester✦ AI-genererat
| Förslag | Minsta användbara test och bedömning | Genomfört? | Vilket beslut kan testet stödja? |
|---|---|---|---|
| AI-förslag: testa ett prioriterat användarbehov utifrån exempelvis B09, B12 eller B14. | Välj ett behov efter faktisk digital prioritering. Skapa en klickbar prototyp med syntetiska data och låt personer med relevant arbetsroll utföra en konkret uppgift. Bedöm om de hittar rätt, antal steg, begriplighet och vad som saknas. | Nej, inte enligt transkriptionen. | Om behovet är tillräckligt tydligt och värdefullt för ett första case. |
| AI-förslag: pröva data- och integrationsgränsen för ett avgränsat scenario. | Med syntetiska uppgifter, visa minsta information som behövs, roll och behörighet, fel vid saknad eller ogiltig data samt väg vidare till källsystemet. Bedöm spårbarhet, begripligt fel och om källsystemets begränsningar blockerar nyttan. | Nej. | Om första lösningen kan vara en länk/status eller kräver en djupare integration. |
| AI-förslag: testa relevans och informationsmängd kopplat till R03, R11 och R17. | Låt deltagare med olika roller jämföra två prototypvarianter med samma syntetiska innehåll, en mer avskalad och en mer omfattande. Bedöm om rätt information uppmärksammas och om användaren kan välja bort irrelevant innehåll. | Nej. | Vilka personanpassnings- och kontrollprinciper som behöver finnas från början. |
| AI-förslag: undersök tillgång från delad enhet kopplat till B27 och R10. | Testa en syntetisk prototyp på en delad enhet utan verkliga personuppgifter. Granska inloggning, utloggning, informationsvisning mellan användare och hur snabbt användaren kan komma åt en rutin. | Nej. | Vilka identitets- och sessionskrav som måste lösas före användartest eller produktion. |
| AI-förslag: testa ett begränsat AI-stöd kopplat till B21 eller B23. | Använd syntetiskt underlag och ett smalt, spårbart verktyg. Låt AI föreslå ett svar eller nästa steg, men inte spara eller utföra en ändring. Bedöm korrekthet, källstöd, behörighetsgräns och om människan enkelt kan granska förslaget. | Nej. | Om AI-funktionen bör undersökas vidare och vilka kontroller som behövs. |
Föreslagna nästa steg
- Slutför och redovisa den digitala prioriteringen. Behåll skillnaden mellan idéer, röster och valda case. Ange faktiskt utfall och metod när det finns; utse inte ansvarig eller deadline utan källstöd.
- Välj ett användningsfall och komplettera dess kontext. Ange roll, situation, önskad nytta, befintlig arbetsgång och vad som inte ska automatiseras. Börja med information från en relevant verksamhet, inte bara workshopens breda lista.
- Skissa ett litet syntetiskt prototyptest. Kontrollera att testet inte använder produktionsdata. Samla observationer om användbarhet, datakrav, tillgänglighet och felhantering i stället för att anta att snabb prototyp betyder färdig tjänst.
- Klargör beroenden innan tekniskt vägval. För det valda fallet: identifiera datakälla, identitet, roll, behörighet och gräns mot källsystem och intranät. Använd resultatet till ett faktiskt vägval om integrationens omfattning.
- Följ upp deltagarnas uttalade praktiska handlingar och arbetsinriktning. Kontrollera om risklista, chattgrupp och digital prioritering kom till stånd, och hur den föreslagna mötesrytmen utformades. Detta är uppföljning av workshopens uttalanden, inte bevis för att de redan är genomförda.
10Underlag inför nästa samtal
Följande är ett proaktivt AI-förslag till samtalsledaren. Frågorna har inte påståtts vara ställda eller besvarade i workshopen.
- Vilket användarbehov väljer vi att pröva först, för vilken roll och i vilken konkret situation?Varför: utan detta blir prototyp, data och bedömning svåra att avgränsa. Saknas: verifierad prioritering och tydlig användarsituation. Undersök: slutför den utlovade digitala prioriteringen och validera de högst prioriterade behoven med berörda användare.
- Vilken minsta information behöver Startsidan visa för det valda fallet, och från vilken källa?Varför: datakvalitet och integrationer beskrevs som svårare än att sätta ihop en lösning. Saknas: källa, nödvändiga fält, behörighet, dataklass och felhantering. Undersök: kartlägg ett syntetiskt flöde med verksamhet och systemägare.
- Hur ska användaren nå Startsidan och skydda information på delad enhet?Varför: deltagarna lyfte personer utan egen mobil, AD-inloggning eller egen enhet. Saknas: identitets- och sessionskrav. Undersök: gör en kort genomgång med representanter för berörda arbetsmiljöer och informationssäkerhetskompetens.
- Vad måste fungera mellan intranätet och Startsidan för att användaren ska uppleva en helhet?Varför: deltagare sade att de inte får uppfattas som skilda saker; en senare risk gällde bristande sammanhang. Saknas: innehållsansvar, navigation och konkret användarflöde. Undersök: kartlägg ett användarscenario från information på intranätet till handling i tjänst och låt användare bedöma helheten.
- Vilka beslut krävs före prototyp, före produktion och för långsiktig förvaltning?Varför: deltagare lyfte otydligt mandat, begränsad verksamhetskapacitet, delningsbarhet och risk för att gamla arbetssätt består. Saknas: beslutspunkter, ägarskap, resurser och kvalitetsgrindar. Undersök: gör en kort ansvarskartläggning för det valda caset, inklusive verksamhet, teknik, informationssäkerhet, tillgänglighet och förvaltning.
11Underlagets begränsningar
Rapporten bygger på den tillhandahållna maskintranskriberingen med tidsintervall från 0:00 till 110:39. Användarkontexten anger att inspelningen avser workshopen med verksamheten den 8 oktober 2026 och att användaren uppger att hela samtalet spelades in. Textgranskning kan inte bekräfta ljudtäckningen. Att texten innehåller en lång sammanhängande transkription innebär inte att ljudets fullständighet, exakt ordalydelse eller talaridentitet har verifierats.
Transkriptionen saknar en tillförlitlig talarlista och innehåller ord som kan vara feltranskriberade. Namn och systemnamn har därför inte knutits till talare där underlaget inte räcker. Exempelvis är vissa formuleringar om dokument, verktyg och system oklara; rapporten markerar osäkerhet i stället för att rätta dem efter liknande ord i referensmaterialet. Tidsangivelser återges på den precision som transkriptionen ger. Samtalets sista tidsblock, 110:00–110:39, innehåller delvis otydligt eftermötesprat. Det återges bara där en möjlig samordningsfråga går att urskilja, med tydlig reservation.
Workshopens fysiska lappar, foton och separat avskrift finns inte i underlaget. B/R-referenserna är rapportens egna lokala nummer. De ska inte tolkas som en fullständig eller ordagrann avskrift av alla lappar. Mötesledaren uppger att 91 lappar räknades, men deras fullständiga innehåll och den senare digitala prioriteringens resultat framgår inte. (80:00–85:00)
Projektboken är en fryst textversion uppdaterad 2026-10-07 och uppges inte vara verifierad mot ljudet från tidigare möten. Dess tidigare beslut och riktningar har därför märkts som projektboksuppgifter och inte som beslut från workshopen. Visionen är ett första utkast inkluderat 2026-10-06 och används som riktning, inte som bevis för nuläge, funktion eller beslut. Datumet 2026-10-06 är inte visionens publicerings- eller verifieringsdatum.
Transkriptet innehåller hänvisningar till ett känsligt rekryteringsexempel och till uppgifter om personal, hälsa eller andra personrelaterade frågor. Rapporten återger inte onödiga detaljer om det känsliga exemplet. Före extern delning bör behörig granskare kontrollera att inga personuppgifter, identifierbara ärenden, känsliga verksamhetsuppgifter eller lokala systemdetaljer exponeras. Rapporten är AI-granskad mot text, inte verifierad mot ljudet. Inget publiceras eller delas automatiskt.